M&A で会社を引き継ぐと、人・お金・取引先のことで手いっぱいになります。その間に、IT はたいてい後回しになります。
ところが、小さな会社ほど、ソフトの契約やアカウントが前の社長の個人のものになっていることがあります。前の社長が離れたあとに「ログインできない」「請求が個人のカードに来ている」と気づくと、仕事が止まります。
ここでは、引き継いでから最初の30日で確かめておきたいことを、12項目にまとめました。中小企業庁の「中小PMIガイドライン」が IT システムの分野で挙げている3つ（ライセンス違反の防止、情報セキュリティ、IT の管理方針）に沿って並べています。
ライセンス・契約（4項目）
- 使っているソフト・サービスの一覧はあるか。予約、会計、顧客の管理、メール、LINE、ホームページ、地図の店の情報など
- 契約の名義は誰か。会社か、前の社長の個人か、社員の個人か
- 支払いはどこから出ているか。会社の口座か、個人のクレジットカードか。更新日はいつか
- 人数より少ないライセンスで使っていないか。個人向けのプランを会社の仕事に使っていないか
アカウントと情報セキュリティ（5項目）
- 管理者は誰か。ドメイン、メール、Google・Microsoft の管理画面、LINE公式アカウント、ホームページの管理画面
- 辞めた人のアカウントが生きていないか
- パスワードを共有していないか。付箋に書いていないか。2段階認証は入っているか
- いちばん大事なデータのバックアップはあるか。顧客の台帳、見積もり・請求の記録
- サポートの切れたパソコン・ソフトを使っていないか
管理の方針（3項目）
- 誰が IT を見るか決まっているか。前の社長しか分からない状態になっていないか
- データの置き場所は分かるか。紙、Excel、どのソフトか。件数はどれくらいか
- 買い手の会社と同じ仕事があるか。問い合わせの窓口、請求、予約など、まとめられるものはあるか
Day1（引き継いだ日）にだけは、やっておくこと
12項目のうち、引き継いだその日に動いたほうがよいのは次の4つです。
- 管理者の権限を、前の社長の個人から、会社が決めた人に移す（ドメイン、メール、LINE公式アカウント、ホームページ）
- 辞める人・前の社長のアカウントの扱いを決める。すぐ止めると仕事が止まるものは、期限を決めて残す
- いちばん大事なデータのバックアップを取る
- 共有しているパスワードを変え、2段階認証を入れる
表にするときの注意
確かめた結果は、ソフトごとに1行の表にすると、あとで「残す・まとめる・やめる」を決めやすくなります。
ただし、パスワードそのものは表に書かないでください。「ある・なし」と「誰が持っているか」だけを書きます。表が外に出たときの被害が大きくなるからです。
会計・税、人事・労務、契約の中身は、それぞれ税理士・社会保険労務士・弁護士の領域です。IT の表では「そのソフトがある」と書くところまでにして、中身の判断は専門家に任せます。